Factura electrónica en S+R: ZUGFeRD y XRechnung, adaptadas a sus procesos

¿Por qué hablan tantas empresas de la factura electrónica en este momento?

Las facturas por correo electrónico forman parte desde hace tiempo del día a día empresarial. Sin embargo, un archivo PDF por sí solo no constituye todavía una factura electrónica en el sentido legal actual: lo decisivo es que los datos de la factura estén disponibles en un formato estructurado y legible por máquina. Solo así los sistemas de contabilidad y ERP adecuados pueden incorporar los datos directamente, en lugar de tener que volver a teclearlos o extraerlos de un documento.^[1]

Precisamente aquí entra en juego la factura electrónica. El número de factura, la fecha de factura, los datos de la prestación y los importes se transmiten en campos de datos definidos. Esto puede reducir el trabajo manual, evitar errores de transcripción y simplificar el procesamiento posterior. Hasta qué punto se pueden aprovechar estas ventajas depende de los sistemas utilizados y de los procesos internos.^[1]

Con la Ley alemana de Oportunidades de Crecimiento (Wachstumschancengesetz), la factura electrónica se ha convertido de forma escalonada en el estándar legal para determinadas operaciones entre empresas establecidas en Alemania. No se trata, por tanto, solo de una tendencia técnica, sino de un cambio en los requisitos del intercambio de facturas entre empresas.^[1]

¿Qué es ZUGFeRD y de dónde procede el formato?

ZUGFeRD es un formato intersectorial para facturas electrónicas. Fue desarrollado por el Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD, foro alemán de la factura electrónica) con el apoyo del Ministerio Federal de Economía de Alemania. Por tanto, detrás del formato no hay un software de contabilidad concreto, sino un estándar común para el intercambio de datos de facturación.^[2]

Su particularidad: ZUGFeRD combina dos representaciones en un solo archivo. Usted recibe una factura en PDF legible en la que, además, están integrados los datos de la factura en formato XML. Las personas pueden ver la factura y los programas adecuados pueden procesar los datos estructurados. La base técnica incluye, entre otros, PDF/A-3 y la norma europea EN 16931.^[2]

En el trabajo diario, esto significa que se mantiene la presentación habitual de la factura y, al mismo tiempo, se crea una base para el procesamiento digital. No obstante, es importante conservar el archivo original con los datos integrados: una copia impresa no sustituye a la conservación electrónica.^[1][2]

¿Y en qué se diferencia la XRechnung?

La XRechnung se basa directamente en datos XML estructurados. A diferencia de una factura ZUGFeRD, no incluye automáticamente una vista PDF adicional. Para mostrarla de forma legible puede utilizarse un software adecuado o un visor de facturas electrónicas. La administración tributaria alemana también ofrece un visor de este tipo a través de ELSTER.^[1]

El estándar XRechnung lo desarrolla la Oficina de Coordinación de Estándares de TI (Koordinierungsstelle für IT-Standards, KoSIT). Las especificaciones europeas de formato para facturas electrónicas se elaboraron originalmente para la facturación a entidades del sector público y hoy también son relevantes para el intercambio de facturas entre empresas.^[1]

ZUGFeRD y XRechnung son, por tanto, dos vías consolidadas para los datos de facturación estructurados. Para el reconocimiento a efectos fiscales, lo decisivo es la configuración concreta: el Ministerio Federal de Finanzas de Alemania menciona en particular la XRechnung y ZUGFeRD a partir de la versión 2.0.1, excepto los perfiles MINIMUM y BASIC-WL, como formatos adecuados. Así pues, el legislador no impone sin más «ZUGFeRD para todos».^[1]

¿Qué fechas son importantes para las empresas?

La introducción se realiza en varias fases. Para las operaciones sujetas a la normativa B2B alemana, el resumen es el siguiente:^[1]

• Desde el 1 de enero de 2025: las empresas establecidas en Alemania deben poder recibir facturas electrónicas. Para la recepción basta, en principio, con un buzón de correo electrónico.
• Hasta el 31 de diciembre de 2026: se aplican normas transitorias generales a la emisión de facturas. Si se cumplen sus requisitos, siguen siendo posibles las facturas en papel u otras facturas electrónicas; para un PDF simple se requiere el consentimiento del destinatario.
• En 2027: para los emisores de facturas con un volumen de negocios del año anterior de 800.000 euros como máximo, el periodo transitorio correspondiente se prolonga. También existen normas transitorias hasta finales de 2027 para determinados procedimientos EDI.
• A partir del 1 de enero de 2028: una vez vencidos estos periodos transitorios, la factura electrónica es, en principio, obligatoria para las operaciones afectadas.

Existen excepciones legales, por ejemplo para las facturas de pequeño importe de hasta 250 euros brutos y para las facturas por prestaciones de pequeños empresarios acogidos al régimen alemán de pequeñas empresas (Kleinunternehmer). No obstante, la obligación de poder recibir facturas electrónicas también se aplica a los pequeños empresarios. Para las facturas a entidades del sector público pueden aplicarse además requisitos propios.^[1]

S+R admite ambos formatos: indíquenos sus necesidades

En S+R entendemos el cambio como parte de una colaboración moderna. Admitimos ZUGFeRD y XRechnung y queremos organizar el intercambio de facturas de manera que encaje con sus procesos internos.

¿Ya utiliza un buzón central de facturas? ¿Su departamento de contabilidad necesita un formato determinado? ¿O debemos tener en cuenta datos adicionales para la asignación interna? Háganoslo saber. Acordaremos con mucho gusto con usted cualquier requisito especial.

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