Linear Technology 
Eine gute Zusammenarbeit zeigt sich nicht nur beim Produkt, sondern auch in den Prozessen dahinter. Deshalb unterstützt S+R Linear Technology GmbH die Rechnungsformate ZUGFeRD und XRechnung. Teilen Sie uns mit, welches Format Sie bevorzugen und wohin wir Ihre Rechnungen senden sollen. So können wir den Rechnungsaustausch auf Ihre Abläufe abstimmen.
Warum sprechen derzeit so viele Unternehmen über die E-Rechnung?
Rechnungen per E-Mail gehören längst zum Geschäftsalltag. Doch eine PDF-Datei allein macht noch keine E-Rechnung im heutigen gesetzlichen Sinn: Entscheidend ist, dass die Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen. Nur so können geeignete Buchhaltungs- und ERP-Systeme die Angaben unmittelbar übernehmen, statt sie erneut abtippen oder aus einem Dokument auslesen zu müssen.[1]
Genau hier setzt die E-Rechnung an. Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsangaben und Beträge werden in definierten Datenfeldern übermittelt. Das kann manuelle Arbeit reduzieren, Übertragungsfehler vermeiden und die Weiterverarbeitung vereinfachen. Wie weit sich diese Vorteile nutzen lassen, hängt von den eingesetzten Systemen und internen Abläufen ab.[1]
Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die E-Rechnung für bestimmte Umsätze zwischen inländischen Unternehmen schrittweise zum gesetzlichen Standard. Es handelt sich also nicht nur um einen technischen Trend, sondern um eine Veränderung der Anforderungen an den geschäftlichen Rechnungsaustausch.[1]
Was ist ZUGFeRD – und woher kommt das Format?
ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes Format für elektronische Rechnungen. Es wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) mit Unterstützung des Bundeswirtschaftsministeriums entwickelt. Hinter dem Format steht somit keine einzelne Buchhaltungssoftware, sondern ein gemeinsamer Standard für den Austausch von Rechnungsdaten.[2]
Das Besondere: ZUGFeRD verbindet zwei Darstellungen in einer Datei. Sie erhalten eine lesbare PDF-Rechnung; zusätzlich sind die Rechnungsdaten im XML-Format darin eingebettet. Menschen können die Rechnung ansehen, geeignete Programme können die strukturierten Daten verarbeiten. Technische Grundlage sind unter anderem PDF/A-3 und die europäische Norm EN 16931.[2]
Für den Arbeitsalltag bedeutet das: Die vertraute Rechnungsansicht bleibt erhalten, während zugleich eine Grundlage für die digitale Weiterverarbeitung entsteht. Wichtig ist allerdings, die Originaldatei einschließlich der eingebetteten Daten aufzubewahren – ein Ausdruck ersetzt die elektronische Aufbewahrung nicht.[1][2]
Und was unterscheidet die XRechnung davon?
Die XRechnung setzt unmittelbar auf strukturierte XML-Daten. Anders als eine ZUGFeRD-Rechnung enthält sie nicht automatisch eine zusätzliche PDF-Ansicht. Zur lesbaren Darstellung kann eine geeignete Software oder ein E-Rechnungsviewer genutzt werden. Einen solchen Viewer stellt auch die Finanzverwaltung über ELSTER bereit.[1]
Der Standard XRechnung wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) entwickelt. Die europäischen Formatvorgaben für E-Rechnungen wurden ursprünglich für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber erarbeitet und sind inzwischen auch für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen relevant.[1]
ZUGFeRD und XRechnung sind damit zwei etablierte Wege für strukturierte Rechnungsdaten. Für die steuerliche Anerkennung kommt es auf die konkrete Ausgestaltung an: Das Bundesfinanzministerium nennt insbesondere XRechnung sowie ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL, als geeignete Formate. Der Gesetzgeber schreibt also nicht pauschal „ZUGFeRD für alle“ vor.[1]
Welche Termine sind für Unternehmen wichtig?
Die Einführung erfolgt in mehreren Schritten. Für die von der deutschen B2B-Regelung erfassten Umsätze gilt im Überblick:[1]
- Seit 1. Januar 2025: Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Für den Empfang genügt grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach.
- Bis 31. Dezember 2026: Für die Rechnungsausstellung gelten allgemeine Übergangsregelungen. Unter deren Voraussetzungen sind weiterhin Papier- oder andere elektronische Rechnungen möglich; bei einem einfachen PDF ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich.
- Im Jahr 2027: Für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro läuft die entsprechende Übergangsfrist weiter. Auch für bestimmte EDI-Verfahren bestehen Übergangsregelungen bis Ende 2027.
- Ab 1. Januar 2028: Nach Ablauf dieser Übergangsfristen ist die E-Rechnung für die erfassten Umsätze grundsätzlich verpflichtend.
Es bestehen gesetzliche Ausnahmen, beispielsweise für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und für Rechnungen über Leistungen von Kleinunternehmern. Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, gilt aber auch für Kleinunternehmer. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber können zusätzlich eigene Vorgaben gelten.[1]
S+R unterstützt beide Formate – teilen Sie uns Ihren Bedarf mit
Bei S+R verstehen wir die Umstellung als Teil einer zeitgemäßen Zusammenarbeit. Wir unterstützen ZUGFeRD und XRechnung und möchten den Rechnungsaustausch so gestalten, dass er zu Ihren betrieblichen Abläufen passt.
Nutzen Sie bereits ein zentrales Rechnungspostfach? Benötigt Ihre Buchhaltung ein bestimmtes Format? Oder sollen wir zusätzliche Angaben für die interne Zuordnung berücksichtigen? Lassen Sie es uns wissen. Besondere Anforderungen stimmen wir gerne mit Ihnen ab.
Damit Rechnungen und Rückfragen zuverlässig an der richtigen Stelle ankommen, bitten wir Sie um aktuelle Angaben zu Ihrem Unternehmen, Ihren Ansprechpartnern und Ihrem gewünschten Rechnungsempfang.
Stammdaten bequem übermitteln
Unser ausfüllbares Stammdatenformular auf Deutsch und Englisch unterstützt Sie dabei. Tragen Sie Ihre Angaben direkt im PDF ein, wählen Sie Ihr bevorzugtes Rechnungsformat aus und speichern Sie die ausgefüllte Datei. Bitte ergänzen Sie auch Ort, Datum und Unterschrift; bei Bedarf können Sie das Formular dafür ausdrucken und anschließend einscannen.
Stammdatenformular Deutsch/Englisch herunterladen (PDF)
Senden Sie das ausgefüllte Formular anschließend an info@sr-gmbh.de. Zusätzliche Wünsche können Sie im Formular oder direkt in Ihrer E-Mail ergänzen.
Bei Fragen erreichen Sie uns telefonisch unter 06633 96000.
Unser Ziel: weniger Rückfragen, klare Zuständigkeiten und ein Rechnungsaustausch, der Ihre und unsere Arbeit erleichtert. Vielen Dank, dass Sie uns dabei mit Ihren aktuellen Angaben unterstützen.
Hinweis: Die Übersicht dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung. Für die rechtliche Einordnung einzelner Geschäftsvorfälle sind die jeweils geltenden Vorschriften maßgeblich. Stand: Oktober 2026.